Verbeter jouw businessresultaten in 5 processtappen
Herken je dit? Al zoveel geprobeerd en toch lukt het maar niet om de business resultaten van jouw organisatie aanzienlijk en fundamenteel te verbeteren. Waarschijnlijk focus je op het verkeerde. Hoe meer je de nadruk legt op resultaten, hoe verder je afdrijft van succesvolle verbetering ervan. Aanzienlijke resultaatverbetering start met een focus op het proces in plaats van het resultaat. Dit kun je doen door Fair proces[1] in 5 stappen toe te passen.
Resultaatverbetering door 5 stappen
Het klinkt wellicht wat tegenstrijdig, resultaten verbeteren door niet te focussen op het resultaat. Toch laat fair proces zien dat door jouw aandacht te verleggen naar het proces, je uiteindelijk betere resultaten haalt. Dit doe je door de volgende vijf stappen te doorlopen:
- Stap 1: samen zien
- Stap 2: verkennen van opties
- Stap 3: beslissen, verklaren, managen van verwachtingen
- Stap 4: acties ondernemen
- Stap 5: evalueren
Laten we de stappen eens doorlopen.
Fair proces stap 1: Samen zien
De eerste stap van fair proces is samen met jouw medewerkers ‘zien’. Bij resultaatverbetering is mijn standaard zin: niemand weet beter hoe ze het werk moeten doen dan medewerkers zelf. De monteur weet echt wel hoe hij/zij de storing het snelst kan oplossen. De verpleger aan het bed weet hoe hij/zij het verband het beste kan vervangen. Bij knelpunten, vraag aan jouw medewerkers: Wat zien jullie? Wat denken jullie dat er moet gebeuren? Samen zien voorkomt blinde vlekken en geeft het totale beeld, zoals uit onderstaande tekening blijkt.
G. Renee Guzlas, artist
Nadat je samen hebt verkend wat het probleem is, kun je door naar de volgende stap van fair proces, opties verkennen.
Fair proces stap 2: Verkennen van opties
In de tweede stap van fair proces ga je de opties verkennen. Hier komt ‘echt’ leiderschap om de hoek kijken. Leiders hebben vaak een duidelijk beeld van waar ze naartoe willen. Herkenbaar? Let op, te directe sturing ligt op de loer. Participatie wordt ‘gebruikt’ om medewerkers achter de ideeën te krijgen in plaats van deze samen te creëren. Dat werkt niet!
Medewerkers voelen zich niet serieus genomen. Niets is zo frustrerend om ideeën te spuien waar leiders vervolgens niets mee doen. Wil je daadwerkelijk ruimte geven voor andere ideeën vanuit verschillende standpunten? Wees als leider de facilitator. Geef ruimte voor ideeën. Schort je eigen mening op. Zorg dat medewerkers zich vrij voelen om te spreken. Op deze manier gaan medewerkers nadenken over verschillende verbeteroplossingen. Hierna kun je beslissingen gaan nemen, de derde stap van fair proces.
Fair proces stap 3: Beslissen, verklaren, managen van verwachtingen
Nadat de opties zijn verkend, is het tijd voor de derde stap van fair proces. Je moet beslissen, verklaren en verwachtingen managen. Dit is het punt waar een fair proces zich onderscheidt van alle andere beslisprocessen. Maak in het begin van het proces duidelijk wie de uiteindelijke beslissing neemt. Zorg voor een transparant proces. De beslissing zelf is geen punt (ook als het een ongewenste uitkomst heeft) als jouw medewerkers ervaren dat jij het afgesproken proces transparant uitvoert.
Leiders maken vaak de fout om de genomen beslissing onvolledig en/of gebrekkig te verklaren. Ze denken te snel dat de beslissing helder is voor iedereen. Leg uit waarom een bepaalde beslissing is genomen. Waarom alternatieven niet zijn meegenomen en wat de vervolgstappen zullen zijn. Op deze manier voelen medewerkers zich serieus genomen en kan actie volgen.
Fair proces stap 4: Acties ondernemen
Na de beslissing volgt de actie. Hiermee kom ik bij de vierde stap van fair proces. Ook hier gaat het vaak fout. Je kent ze wel, die sessies met op het einde veel en kleurrijke post-its op de muur boordevol goede acties. Maar wees eens eerlijk, hoeveel van deze vaak prachtige ideeën zijn dit jaar binnen jouw organisatie uitgevoerd? Veel organisaties blijven hangen in ideeën zonder concrete beslissingen en acties. Laat aan medewerkers zien dat er daadwerkelijk iets verandert door beslissingen op te volgen door acties.
Hier heb je als leider een belangrijke verantwoordelijkheid. Medewerkers geven hun energie, wijsheid, denkkracht en enthousiasme. Dit leidt tot de verplichting van jou als leider om erop toe te zien dat actie volgt. Dit kun je onder andere als volgt doen. Zorg voor een top-10 van verbeteracties per afdeling. Communiceer deze in de hele organisatie. Zet het aantal verbeterideeën in metertjes (bijvoorbeeld een thermometer). Deze metertjes lopen op zodra een actie gereed is. Op deze manier ziet de hele organisatie, hoe afdelingen voortgang boeken.
Nadat je actie hebt ondernomen, kun je door naar de laatste stap, evalueren.
Fair proces stap 5: Evalueren
De laatste stap van fair proces is evalueren. Ik snap het. Je bent druk en er liggen inmiddels alweer 10.000 andere zaken op je bureau te wachten. Maar geloof me door te evalueren leren leiders en medewerkers van elkaar. Daardoor voorkomen ze fouten een volgende keer. Dat is pas echte tijdwinst! Breng dus de discipline op om goed te evalueren.
Daarnaast start hier ook de kans om de veiligheid binnen jouw organisatie te vergroten. Medewerkers geven eerlijker aan wat de verbeteringen zijn als ze zich veilig voelen. Door te laten zien dat fouten maken mag en dat ze er zijn om iets van te leren, creëer je deze veiligheid. Vergeet niet om met elkaar de successen te vieren. Met deze laatste stap rond je het fair proces af.
[1] Bron: Fair proces Ludo Van der Heyden (Insead)
